BüyükAile Yöntemi Nedir?

Büyük Aile Yönetim (Ve Gelişim) Sistemi

 Organizasyonlarda ya da genel olarak insan topluluklarının yönetiminde cevabı en çok aranılan soru, yönetimde etkinlik ve verimlilik nasıl sağlanacak, insanların sahip oldukları potansiyel enerji nasıl en başarılı şekilde ortaya konulabilecektir. Bir başka deyişle insanların ortak çabaları nasıl en etkin ve verimli bir şekilde uygulamaya geçirilebilecektir. Yönetim, ya da eğitimde en ideal performans nasıl sağlanacaktır?

 Yönetimin bilimsel bir şekilde incelenmeye ve geliştirilmeye başlanması ile Taylor’un da öncüsü olduğu bilimsel yönetim akımından günümüze çok çeşitli çabalar gösterilmiş ve katkılar sağlanmıştır. Kamu veya özel tüm kuruluşlarda, tüm sektörlerde, sivil toplum kuruluşu, eğitim, hastane vb. insan birlikteliğinin olduğu her alanda geçerli olabilecek acaba nasıl bir yöntem uygulasak da boşa giden enerjilerimizi en optimal şekilde ortaya çıkmasını sağlayabilsek. İşte Taylor bunu yapmak istemiş, çalışan işçilerin bedenlerini yanlış kullanarak gereksiz bir şekilde yorduklarını gördüğü için, onların daha az yorulmalarını, daha etkin ve verimli sonuçlar ortaya koymalarını sağlayacak bir yöntem geliştirmiş. O yetmemiş, ondan sonra Henri Fayol, Elton Mayo, Max Weber vd. insan çabasının nasıl daha etkin ve daha verimli ortaya çıkarılmasını sağlayacak yöntemler geliştirilebileceğine yönelik çaba göstermişlerdir.

 Yönetim tarihinde Klasik Yönetim, İnsan İlişkileri Yaklaşımı adıyla şöhret bulan Neo-klasik yönetim, Modern Yönetim; Post modern yönetim dönemlerinde cevabı aranılan temel soru insan topluluklarının potansiyelinin en optimal, en etkin, en verimli ve en keyifli bir şekilde nasıl açığa çıkartılıp sonuçlara yansıtılacağına çalışılmıştır. Yönetim uygulamalarında kullanılan Sistem Yaklaşımı, Toplam Kalite Yönetimi, Süreç Yönetimi vd. sistemlerinin geliştirilmesi hep bu arayışla ve daha iyiyi bulma amacıla gerçekleştirilmiştir.

 En başarılı yönetimin sonuçlarının ortaya çıkarılması için hangi yaklaşımın kullanıldığı ya da hangi felsefi bakış açısına sahip olunduğu önemli bir konudur. Her yönetim sisteminin mutlaka ortaya bir çıktısı olacaktır. Çalışanların edilgenlikten aktifliğe, pasiflikten dinamizme, zorunluluktan içten gelen bir motivasyonla işe yönlenmeye yönlendirilmesi karmaşık ve kolay olmayan bir durumdur ve başarılı bir uygulama için birçok bilim dalının katkısına ihtiyaç bulunmaktadır.

 İşte bu aşamada bütün yönetim sistemlerinin katkısını takdir ederek, yeni bir yönetim modeli öneriyoruz. Bu model insan fıtratına en uygun olan bir modeldir. Eğitim ve İletişim Stratejileri Uzmanı Cevdet TELLİOĞLU tarafından oluşturulan bu yöntemin adı BÜYÜK AİLE MODELİDİR. 

1. BÜYÜK AİLE MODELİ NEDİR?

 Büyük aile bir yönetim ve topluluk geliştirme sistemidir. Aynı zamanda bir yaklaşım tarzı ve yönetim felsefesini içermektedir. Büyük aile yönetim sistemi her türlü bütünleşik insan çabasının yönetilmesinde ve o topluluğun bir sonuç üretmeye yönlendirilmesinde veya proje proje uygulamalarında kullanılabilir.

 1.1.    Büyük Aile Sistemini Ortaya Çıkaran Nedenler

 Organizasyonların güncel ihtiyaç ve değişimlere uyum sağlayarak varlıklarını sürdürebilmeleri, kendilerini zorlayan rekabet unsurlarına karşı tedbirler geliştirerek yenilenmeleri, verimlilik ve performanslarını artırmaları, böylece amaç ve sinerjilerini canlı tutmaları gerekmektedir. (Arslan, 2009)

 “Yönetim biliminin gelişmesine paralel olarak yapılan teorik açıklamalar bir bütün olarak dikkate alındığında görülmektedir ki, gerek özel ve gerekse kamudaki yönetim ve organizasyonların performanslarını artırmaları, tek yönlü bir çözüm ile değil, çok yönlü çaba ve tedbirler ile mümkün olmaktadır.” (Arslan, 2009)

 Kaplan ve Norton’un da ortaya koyduğu gibi stratejilerin başarılı olarak gerçekleşmesini engelleyen temelde 4 neden bulunmaktadır. Bunlar,

1. Vizyon engeli

2. Kaynak engeli

3. Yönetici engeli,

4. İnsan engelidir.

 “Yukarıda belirtilen bu dört engelden sadece birisi ekonomik bir engel iken diğer 3 tanesi, maddi olmayan, yani insan unsuru ile ilgili hususlardır.” (Arslan, 2009) Çalışanların motivasyonu ile ilgili yaşanan zorluklar ve bu zorlukları aşmak üzere ortaya konulan teoriler de bize göstermektedir ki, insanı harekete geçiren unsurlar genellikle maddi ve ekonomik olmayan unsurlardır. (Elton Mayo, Homans, Maslow vd.) (Eren: 2008; 21-32)

 Kaplan ve Norton’un stratejiyi merkeze alarak oluşturduğu bu anlayış Büyük Aile Yönetim ve Geliştirme Sisteminde her türlü insan çabasının bütünleştirilmesi amacı ile kullanılabilmektedir. Büyük ailede ana amaç her türlü insan çabasını bütünleştirmek ve hangi amaç ve hedef uğruna çalışılıyorsa orada sosyal bütünleşme sağlanmaya ve enerjinin vizyon doğrultusunda yoğunlaşmasını sağlamak, etkinlik ve verimliliği artırmaktır.

Önce bu sistemde kullanılan bazı kavramları açıklayalım:

Ortak hedef ve ekip oluşturma: Herhangi bir projede işe öncelikle, ortak hedefe uygun bir ekip kurularak başlanır. Ekiplerde görev alacak kişiler ve ihtiyaç duyulan ekip sayısı ve ilk liderleri belirlenir.

Elektronik ortamda sistem oluşturma: Ekiplerin kendileri için otokontrol uygulayabilmeleri için elektronik ortamda bir sistem ve kontrol mekanizması oluşturulur. Veya var olanlardan yararlanılır.

Oto kontrol: Ekipler kendi çalışmalarını, oluşturulacak elektronik sitem ve kontrol mekanizması ile kendileri kontrol ederek, kendilerinin her basamaktaki başarıları ile karşılaştırırlar.

Şeffaf süreç yönetimi: Tüm süreçlerin izlenmesi ilgili herkese açıktır. Tüm ekiplerin iş süreçleri ile ilgili bulundukları nokta izlenip takip edilebilir. İnovatif gelişmelere açık şekilde; müdahale edilebilir, değiştirilebilir, yanlışlar giderilebilir bir mekanizmaya sahiptir.

Anlık iletişim: Var olan ya da yeni ortaya konulan, iletişim içerikli bir yazılım sistemi aracılığı ile tüm ekipler birbiri ile anlık iletişim kurabilirler.

Paydaşların koordinasyonu: Periyodik kontrollerle ekiplerin çalışmaları ve çalışmaya destek veren tüm paydaşlar yöneticileri aracılığı ile bilgilendirilip bir araya getirilir, ya da bilgilendirilip onayları alınır. Ortak yeni çalışmalar belirlenir, uygulamaya sunulur. İhtiyaca göre sistem evrilerek, işin hızını ya da kapsamını belirler ve sistemdeki paydaşlar, ihtiyaç olan o yapıya göre koordine olur.

Değişken liderlik yapısı: Lider hantallığına ya da amaç kaybına uğramamak için dönerli liderlik uygulaması gerçekleştirilir. Böylece tüm ekip üyeleri liderlik hazzını yaşama ve ekiple bütünleşme hisseder, kendinden bir şeyler katmaya çalışır. Ve herkes her noktaya hakim olmuş olur. Aidiyet ve ekip uyumuna da ciddi bir katkı sağlanmış olur.

Bireysel ve grupsal pekiştirmeye dayalı eğitim: Ortaya konulan bütün çabalar üst yönetici tarafından takip edilerek hem her bireye hem de ekiplere, ihtiyaçları ve sistem gerekleri konusunda pekiştirme uygulanır.

Ölçülebilirlik yapısı: büyükAile yöntemi ile gerçekleştirilen her çalışma, proje ya da yönetimin mutlaka her safhası ölçülebilir, denetlenebilir ve değiştirilebilmeye açıktır. Esnek yapısı ile projeye göre oluşturulacak inovasyon ve buna dayalı çalışma süreçlerinin de ölçülebilir olması sağlanır.

“BüyükAile; ortak hedefe dönük ekip ve otokontrol, şeffaf süreçle, anlık iletişimi önceleyen paydaş koordinasyonu, değişken liderlik yapısı ve bireysel/grupsal pekiştirmeye dayalı eğitimle oluşan, yönetim ve projelere zemin olan, paydaşlar ve hedef kitle menfaatlerini aynı düzlemde birleştiren bir sistemdir, bir yöntemdir.”

2.2.    Büyük Aile Sisteminin Temel Prensipleri ve Süreci

Sistem 4 temel prensibe dayanmakta ve bu 4 temel ayak üzerinde süreç işlemektedir:

Bu kavramları sistem içinde uygulamaya aldığımızda şöyle bir süreç izlenmektedir:  Bu 4 temel prensip şunlardır:

Bu 4 temel  prensibe bağlı kalmak kaydı ile süreç şu şekilde işlemektedir: 

Önce sistem hangi iş için çalıştırılacaksa, o işi gerçekleştirenler arasında üst yöneticinin liderlik ve gözetiminde takımlar kurulur ve konuları farklı olan her takıma birer lider atanır.
2.2.1. Takımların kurulması
Önce yalın bir şekilde takımların kurulması ve her takım için bir lider atanması gerçekleştirilir. Üst yönetimin belirlediği amaç doğrultusunda oluşturulan bu takımlar henüz amaç ve hedefler konusunda bilinçli olmadıkları ve birbirleriyle henüz bütünleşemedikleri veya uyum problemleri yaşama ihtimali olduğu için bunların, aidiyet ve ortak hedef konularında bilinçlendirilmesine çalışılır. İlk uygulama, takımların kabulü ve en alt düzeyde de olsa aidiyeti sağlanması ile birlikte gerçekleştirilir. Bu takım henüz bir ekip ruhu kazanmamıştır. Öncelikle, dönüşüme girecek olan ilk liderle birlikte, onun da bireysel katkıları ile bu takımın ekip ruhu kazanmasına odaklanılır.
2.2.2. Tüm paydaşların tanımlanması
İkinci aşamada tüm paydaşlar tanımlanır. Örneğin eğer sistem okulda uygulanacak ise; öğrenciler, öğretmenler, idare, veliler, Milli Eğitim Müdürlüğü, stk'lar vb.
Ya da eğer yöntem, bir yerel yönetim ile uygulanacak ise; Belediyeler, Valilik, Tüm il müdürlükleri, STK'lar, Muhtarlar bu yöntemde paydaş olarak birlikte çalışacak birimler olarak belirlenir.

İlgili bütün paydaşlar, birey ya da kurum, kim varsa, yapılacak işle ilgili olarak, aynı platformda toplanır. Proje hangi kuruluşun lojistik desteği ile uygulanacaksa, ana yapıyı üstlenir, paydaşların tanımını yapar ve ilgili paydaşları bir araya getirir. Mesela, belediye lojistik olarak destek verecek ise, sistemin ana sorumluluğu, icra ile ilgili teknik toplantıların tertip ve takip edilmesi, bilgi paylaşım sisteminin aktive edilmesi, anlık iletişim kanallarının oluşturulması, birim raporlarının sisteme işlenmesi, faaliyetler ile ilgili koordinasyon, sistemlerin kurdurulması vs belediye sorumluluğunda olur.
2.2.3. Paydaşların anlık iletişim halinde olmalarını sağlayan iletişim alt yapısının oluşturulması
Bu aşamada kişilerin anlık iletişim sürdürebilmeleri ve gelişmelerden haberdar olmaları, liderlik kademesindekilerin anlık müdahale edebilmeleri, yönetimin ihtiyaca göre hızlı evrilmeyi sağlayabilmeleri vs için anlık bir iletişim sistemi kurulur veya hazır ve uygun olan sistemlerden yararlanılır. Takımların kurulması ile birlikte güncel teknolojinin imkanlarından faydalanılarak bir iletişim sistemi kurulur. Takım üyelerinin ve tüm paydaşların iletişim bilgileri sisteme dahil edilir. Bu ihtiyaca göre iletişim imkanı sağlayan yeni yazılım olabileceği gibi, mevcut teknolojik imkanlar aracılığı ile de sağlanabilir. Örneğin whatsApp grubu oluşturmak gibi. Burada önemli olan, anlık iletişimin sağlanabileceği bir alt yapının oluşturulmasıdır.
2.2.4. Sürdürülen çalışmada ölçümü yapılacak ölçüm kriterlerinin tanımlanması ve takım üyelerinin bilinçlendirilmesi
Bu çerçevede somut bir örnek vermek gerekirse, örneğin öğrenciler için not sistemlerinin, ya da performans ölçüm sistemlerinin ve hedeflerinin, öğrencilere ait sınıf içi, sınıf dışı davranış ve akademik kazanımların sisteme tanımlanması şeklinde oluşur. Ya da yerel yönetim örneği olarak da, ulaşılacak evlerin sisteme dahil edilmesi, bakanlıkların oluşturduğu veya uluslararası ölçeklerin, ölçümlerin sisteme dahil edilerek, performansların oluşturulması, eksiklerin giderilmesi yapının takip edilmesi gibi.
2.2.5. Lider değişimleri için etapların belirlenmesi
Takımların büyüklüğü, küçüklüğü, işlemleri veya yapılarına göre, lider değişimi hangi periyodda, hangi koşullarda, ne zaman yapılacaktır? Örneğin, haftada bir, ayda bir veya bir çalışmanın sonunda mı olduğu, belirlenir.
2.2.6. Lider değişimi
Sistemin başarılı veya başarısız bir lider etrafında kilitlenmemesi veya gevşeme yaşanmaması için belirlenen etaplarda liderin değiştirilmesi sağlanır. Böylece her lider kendi bilgisini sisteme dahil eder, anlık iletişim sayesinde yanlışların önüne geçilir ve aynı zamanda lider yardımcısı da ayrı bir denetim mekanizması olarak sistemde yer almış olur. Böylece, lider değiştiği anda dahi, takım hedeflerinden kopmaz, amaç ve hedefler doğrultusunda katkı sağlamaya devam eder.
Takımlar çalışırken ekip olma çabası sürdürülür. Her bir kişinin dönüşen liderlik yapısı ile deneyimler paylaşılır ve ekip olma çabası gösterilir.
2.2.7. Ölçüm
Belirlenen periyotlar ile zamanlı ölçümler yapıldığı ve raporlandığı gibi anlık olan ölçümler de sistem vasıtası ile gerçekleştirilmiş ve raporlanmış olur ve hedeflerin ne kadar başarıldığı sorgulanır ve yeni tedbirler alınır.

3. BÜYÜK AİLE SİSTEMİNİN FARKLI ALANLARDA UYGULANABİLİRLİĞİ
Büyük aile sistemi hem bir yaklaşım tarzı hem de bir modeldir. Bu yaklaşım tarzının başarılı olabilmesi için prensipler ve model esas alınarak, uygulanmak istenilen kuruluş veya amaç için kurgulanmalı ve atlanmamalıdır. Temel gerekler yerine getirilmek şartıyla insan topluluklarının verimli hale getirilebilmesi için çok farklı alanlarda uygulanabilir. Örneğin belediyelerde, kamu kuruluşlarında, ticari işletmelerde, eğitimde veya kamusal ortak bir faaliyette uygulanması mümkündür. Çünkü sistem, insan doğası ve öğrenme prensipleri esas alınarak tasarlanmıştır. İnsanların herhangi bir faaliyette katılımlarını veya katkısını azaltan şey onların kişi olarak kendilerini katamamaları ve gerekli doyumu sağlayamamalarıdır.
Douglas McGregor'un X ve Y kuramından yola çıkarak belirtirsek büyük aile sistemi Y kuramına daha uygun görünmektedir. Çünkü insan doğası kendi eserini ortaya koymayı ve ortaya koyduğu eserin fark edilmesini ister. Bu nedenle bütün insanların üretken, verimli ve faydalı olabileceğine inanır. Önemli olan insanın ihtiyaç duyduğu motivasyonu ona verebilmek ve önemli bir varlık olduğunu hissettirebilmektir. McGregor kuramına göre x ve y tipi yöneticiler insanları şu özelliklere sahip olarak görürler.

Büyük aile sisteminde kişilere gerekli yaklaşım gösterilir ve doğru yöntem öğretilirse üretmemesi ve verimli olmaması için bir gerekçe olmaz.
Bu nedenle Büyük Aile insanların yapmazlığını değil, sistemlerin yanlışlığına vurgu yaparak doğru sistemin kurgulanmasına yol gösterir.
Örneğin kamuda veya genel olarak işletmelerdeki yaklaşım departmancılık şeklinde yürütülmektedir. Halbuki işin bütünü parça parça değil bir sistem bütünlüğü içinde çalışmakta ve süreç halinde işlemektedir. Yapılması gereken iş, önce paydaşları tanımlamak ve ailenin bütün paydaşlarını aynı amaca ve hedefe yönlendirmektir. Ancak o zaman bütün bir takımın aynı kaleye gol atma mücadelesi vermesi gibi, bütün sistem aynı hedefe yönlenecektir.
Bu nasıl sağlanabilir? Bunun cevabı dönerli liderlik sistemidir. Herkesin belirli aralarla liderlik yapması bireylere bir ekip olma imkanı verecektir. Tıpkı kazların uçarken nöbetleşe uçtukları gibi. Kazlar uçarken V harfi şeklinde uçarlar, en önde en yüksek enerjiyi harcayan kaz, yani lider olan kaz, en arkada da daha önce liderlik yapmış ve kısmen dinlenmek üzere arkaya geçen kaz şeklinde uçarlar. Bu tempo hedefe ulaşmada bayrak yarışı yapmak gibi bir duygu oluşturur. Kimse dışlanmadan, herkes fonksiyonel ve herkes amaca yönelik katkı vermektedir.
Herkesin işe yarar bir katkı sunabilmesi için ihtiyaç duyulan şey, anlık iletişimin oluşturulmasıdır. İmkanlar dahilinde bunun için özel bir yazılım hazırlanması ideal olan bir durumdur. Bunun yapılması önemli bir katkı sağlayacaktır. Bunun yapılamaması halinde whatsup grubu gibi platformda bu imkanın sağlanması mümkündür. Anlık iletişim olması halinde herkes hem ekibin durumunu hem de kendi durumunu fark edecektir.
Anlık iletişimin sağlanabilmesi için ortak bir platformda bulunmaya ihtiyaç vardır. Bunu hangi konuda çalışılıyorsa o konuda en donanımlı kuruluş bu imkanı sağlar. Örneğin Valilik, belediye ve alanın sürükleyici kuruluşu, örneğin Milli Eğitim Müdürlüğü veya başka bir il Müdürlüğü koordinatör rolü ile bütün paydaşların belli bir platformda toplanmasına zemin hazırlar.
Diyelim ki belediye hizmetleri ile ilgili bir proje yürütüyoruz. Valiliğin veya Belediye Başkanının koordinasyonunda ilgili tüm kurumların paydaşları bir araya gelir ve bir protokol imzalarlar. Bu protokolde kimin ne yapacağı belirlenir ve sistem dönerli bir şekilde işletilmeye başlar. X y x kurumları....
Diyelim ki ilk, orta veya lisede eğitim ile ilgili bir proje yürütüyoruz. Bu projedeki paydaşlar öğrenciler, öğretmenler, okul idaresi ve velilerdir. Amaç öğrenmeyi en verimli hale getirerek öğretmektir. Bu amaçla öğrenciler kümeler şeklinde otururlar ve her bir öğrenci kümelerde dönerli sistem ile liderlik yaparak metodolojiyi uygulamaya başlar. Metodoloji uygulanırken 5 N + 1 K formülünden faydalanır. Öğrenme için ortada bir amaç, hedef ya da sorun olması gerekir.

4. UYGULAMADAN ÖRNEKLER
4.1.1. Balıkesir Belediyesi
4.1.2. Sakarya Üniversitesi Vakıf Okulları
4.1.3. Aile ve Sosyal işler Bakanlığı Kız Yurdu
4.1.4. Özel Gereksinimli Çocuklar Eğitim Alanları

Bir iş, işlem, proje, öğrenim ya da yönetim modelinde; öğrenme öncesi, öğrenme anı ve öğrenme sonrasında tüm süreçler kontrol altındadır. Dolayısı ile bu yapıda ortak akıl ve sosyal bütünleşme anlayışı ile her tür yapının yürütülmesi mümkündür.

Özetle BüyükAile Yöntemi; ortak hedefe dönük ekip ve otokontrol, şeffaf süreçle, anlık iletişimi önceleyen paydaş koordinasyonu, değişken liderlik yapısı ve bireysel/grupsal pekiştirmeye dayalı eğitimle oluşan, yönetim ve projelere zemin olan sistemlere kolay entegre edilebilir bir yöntemdir.